Kupac kasni sa plaćanjem, a finansijski tim želi da uz AI pripremi opomenu. Najbrži put nije da se u alat ubaci spisak otvorenih faktura i zatraži strogo pravno pismo. Najpre treba potvrditi šta se zaista duguje. Tek zatim AI može da pomogne u sastavljanju preglednog nacrta.

AI nacrt opomene tretirajte kao radni dokument. Iznos, dospelost, pravni osnov i odluku o slanju proveravaju odgovorne osobe u firmi. Ovaj vodič odnosi se na poslovnu naplatu uz primenu prava Srbije, ne na posebne postupke naplate ili automatsko slanje velikog broja zahteva.

Pre pisanja utvrdite stanje potraživanja

Otvorena stavka u evidenciji nije dovoljan opis celog odnosa. Prikupite ugovor ili prihvaćenu ponudu, fakture, dokaz isporuke odnosno izvršene usluge, uplate i prepisku o prigovorima. Proverite da li postoji odobrenje, dogovor o ratama ili drugi dokument koji menja početno stanje.

Odvojite nesporno od spornog. Ako kupac osporava kvalitet usluge, nacrt ne treba da prećuti prigovor i predstavi celokupan iznos kao nesporan. Za proveru izvršenja korisna je dokumentacija o prijemu izvršene usluge. Pravni značaj prigovora procenjuje se prema konkretnom ugovoru i okolnostima.

Finansije neka pripreme usaglašenu tabelu: oznaka dokumenta, iznos, datum dospelosti, evidentirane uplate, preostali saldo i napomena o sporu. Svaka stavka treba da ima izvor. Ne tražite od jezičkog modela da iz nepovezanih poruka samostalno uspostavi konačno knjigovodstveno stanje.

Dajte AI alatu ograničen zadatak

Korisno uputstvo za nacrt sadrži tačno određene činjenice i zabranu dopunjavanja praznina. Zatražite neutralan poslovni ton, pozivanje samo na dostavljene dokumente i poseban spisak pitanja na koja nedostaje odgovor. Nemojte tražiti da model pronađe najstrožu zakonsku pretnju.

Primer radnog uputstva: sastavi nacrt poziva za plaćanje samo na osnovu potvrđene tabele i odobrenog opisa odnosa; ne dodaj zakonske članove, kamatne stope, troškove ili tvrdnju da je dug priznat; nejasnoće izdvoji izvan teksta za slanje. Ovo je predlog organizacije rada, ne gotov obrazac za svaki predmet.

NIST u profilu rizika generativne AI iz jula 2024 opisuje mogućnost uverljivo iznetog netačnog sadržaja, uključujući izmišljena obrazloženja i reference. Taj dokument je stručni okvir, a ne propis Srbije ili EU. Zato dobro napisana rečenica nije dokaz da je navedeni član zakona primenljiv.

Pre unosa podataka proverite odobreni alat i pravila firme. Za početni nacrt koristite oznake umesto stvarnih imena gde je moguće. Posebno proverite šta dobavljač čuva, ko ima pristup i da li su za zadatak uopšte potrebni lični ili poverljivi podaci. Smanjenje količine podataka je praktična mera, ne zamena za proveru pravnog osnova obrade.

Razlikujte dospelost, dodatni rok i zastarelost

Prema članu 324. Zakona o obligacionim odnosima koji objavljuje Vrhovni sud, dužnik dolazi u docnju kada ne ispuni obavezu u određenom roku. Ako rok nije određen, zakon vezuje docnju za poziv na ispunjenje na načine navedene u toj odredbi. Nije tačno da svako kašnjenje počinje tek prijemom opomene.

Rok koji firma predlaže u dopisu odvojite od već ugovorene dospelosti. Ne dozvolite da AI sam upiše univerzalnih osam dana i predstavi ih kao obavezan zakonski rok. Eventualne posledice dodatnog roka, raskida ili narednog postupka zahtevaju poseban pravni pregled.

Član 391. izričito predviđa da za prekid zastarevanja nije dovoljno da poverilac pisano ili usmeno pozove dužnika da ispuni obavezu. Slanje opomene zato nemojte evidentirati kao automatski prekid zastarelosti. Ako rok može biti blizu, predmet ide na pravnu proveru odmah, bez čekanja da model pripremi još jedno pismo.

Navedene odredbe nisu nova obaveza uvedena danas. Ovde se ne izvodi zaključak o primeni AI Act-a: predmet su interni nacrt i konkretna pravila obligacionog prava Srbije, a ne tvrdnja da korišćenje bilo kog AI alata samo po sebi aktivira pravo EU.

Proverite svaki broj i svaku pravnu tvrdnju

Zamislite izričito hipotetičan primer: AI je pripremio opomenu na puni iznos fakture, iako je nakon izvoza tabele stigla delimična uplata. Ispravka nije samo promena jedne brojke. Potrebno je ponovo potvrditi saldo na dan slanja i proveriti na koji dokument je uplata raspoređena.

Isto važi ako postoje uzajamna potraživanja. Nemojte pretpostaviti da su ona automatski ugašena niti da se svaka izjava kupca može zanemariti. Za takvu proveru pogledajte prebijanje potraživanja između firmi, pa uskladite evidenciju sa pravnim stanjem.

Za kamatu tražite zaseban proverljiv obračun odgovorne osobe. Model ne treba sam da bira početni datum, stopu, valutu ili troškove. Ako nacrt navodi sudsku odluku, proverite je u izvorniku prema postupku za AI pretragu sudske prakse, ili uklonite nepotrebno pozivanje.

Odobrite tekst i sačuvajte trag slanja

Pre slanja preporučujem kratku završnu kontrolu:

  • Finansije potvrđuju saldo i datum provere uplata.
  • Poslovna odgovorna osoba proverava otvorene dogovore i odnos sa kupcem.
  • Pravna provera obuhvata sporne tvrdnje, rokove i eventualni naredni postupak.
  • Ovlašćena osoba odobrava konačan tekst, primaoca i priloge.

Sačuvajte poslatu verziju, potvrdu odobrenja i raspoloživ dokaz dostavljanja u istom dosijeu. Samo generisanje dokumenta ne dokazuje da je opomena poslata ili primljena. Ako je dug sporan ili postoji rizik zastarelosti, za pravni razgovor pripremite ceo dosije, ne samo AI nacrt. Tada se može odlučiti da li je potreban dopis, pregovor ili druga radnja.