Kupac šalje porudžbenicu, dobavljač odgovara „potvrđujemo", a isporuka kasni. Tek tada se otvara pitanje: da li je potvrđen i rok iz porudžbenice ili samo prijem dokumenta? Porudžbenica i potvrda mejlom nisu samo administracija. Njihovu sadržinu treba proveriti pre nego što prodaja obeća robu, nabavka izvrši uplatu ili proizvodnja rezerviše kapacitet.

Ugovor ne nastaje tek zato što dokument ima određeni naslov, niti se svaka elektronska poruka može svesti na neobavezan razgovor. Za firme u Srbiji prvi zadatak je rekonstrukcija ponude, odgovora i postupaka koji su usledili. Sledeći primeri su zamišljene poslovne situacije, ne prikaz presuđenih sporova.

Prvo utvrdite šta je bila ponuda

Prema članovima 26. i 32. Zakona o obligacionim odnosima, saglasnost o bitnim sastojcima i dovoljno određen predlog važni su za zaključenje ugovora. Član 31. vezuje trenutak zaključenja za prijem izjave o prihvatanju kod ponudioca. Izvor je tekst Zakona o obligacionim odnosima koji objavljuje Vrhovni sud.

U radnom dosijeu složite hronologiju. Da li je dobavljač najpre poslao konkretnu ponudu, pa kupac porudžbenicom odgovorio na nju? Ili je kupac prvi naveo robu, količinu i uslove, očekujući odgovor dobavljača? Isti obrazac može imati drugačiju ulogu u ove dve situacije.

Praktično je da uz broj porudžbenice stoji broj i datum ponude na koju se poziva. Sačuvajte tačan prilog, ne samo kasniju verziju iz poslovnog programa. Odvojite konačnu ponudu od ranijih kalkulacija, informativnih cenovnika i nacrta. Takva urednost je preporuka za dokazivanje i kontrolu posla, a ne poseban zakonski obrazac.

Razlikujte prijem dokumenta od prihvatanja posla

Interno usaglasite značenje poruka koje šaljete. Ako služba potvrđuje samo da je dokument stigao na obradu, neka to napiše jasno, uz objašnjenje sledećeg koraka. Nemojte standardni odgovor „primljeno i potvrđeno" koristiti i za tehnički prijem i za konačno komercijalno odobrenje.

To ipak nije recept kojim jedna rečenica rešava svaki slučaj. Poruku treba čitati zajedno sa prethodnom prepiskom, prilozima i narednim postupcima. Pre slanja proverite ko odgovara, kakvo ovlašćenje ima i da li odgovor ostaje u granicama odobrene ponude. Ovaj tekst ne utvrđuje ovlašćenje konkretnog zaposlenog.

Za praktičnu proveru izdvojite četiri pitanja:

  • Na koji dokument i verziju se odgovor odnosi?
  • Da li se potvrđuje posao ili samo prijem na razmatranje?
  • Da li odgovor menja cenu, količinu, rok ili drugi uslov?
  • Šta je firma uradila posle te poruke?

Potvrda sa izmenom traži novu proveru

Član 41. ZOO odgovor koji prihvata uz predlog izmene ili dopune tretira kao odbijanje ponude i novu ponudu. Zato ne označavajte svaku poruku sa rečju „potvrđujemo" kao bezuslovno prihvatanje.

Zamislite da kupac traži isporuku do određenog dana, a dobavljač odgovori da potvrđuje količinu, uz kasniji rok. Kupčev tim ne treba da prepiše samo potvrđenu količinu u evidenciju i zanemari promenjeni datum. Otvorite pitanje roka i pribavite jasan odgovor pre planiranja dalje isporuke sopstvenom klijentu.

Ako je rok važan za ugovorenu sankciju, povežite proveru sa ugovornom kaznom za kašnjenje isporuke. Nije dovoljno da kazna postoji u jednom internom obrascu ako ostaje sporno šta je druga strana prihvatila. Za pravnu procenu dostavite oba dokumenta i celu prepisku, ne samo poslednji odgovor.

Uplata ili isporuka takođe ulaze u analizu

Član 39. ZOO dopušta prihvatanje i radnjom, uključujući slanje stvari ili plaćanje, pod uslovima iz te odredbe. Član 42. polazi od toga da ćutanje nije prihvatanje, ali uređuje i izuzetke. Odsustvo odgovora zato ne opravdava ni automatsko knjiženje ugovora ni automatski zaključak da posao ne postoji.

U praksi pregledajte nalog za plaćanje, otpremnicu, poruku o početku rada i zahtev za rezervaciju kapaciteta. Dokumentujte šta je prethodilo radnji i na koju ponudu se ona odnosila. To ne znači da je svaka uplata automatski prihvatanje svakog uslova.

Ako se traži novac unapred, posebno pročitajte tekst o kapari i avansu pre uplate dobavljaču. Finansijska služba ne treba sama da određuje pravnu svrhu uplate na osnovu nejasnog opisa u poruci. Predložena interna kontrola je da zahtev za uplatu prati dokument koji objašnjava odobreni posao.

Proverite priloge, opšte uslove i potrebnu formu

Uz porudžbenicu se često pojavljuju specifikacija, ponuda sa sajta i opšti uslovi druge strane. Pregledajte ih zajedno. Za proveru verzije opštih uslova uz ugovor sačuvajte dokument dostupan u vreme dogovora i označite sporne razlike između priloga.

Pre oslanjanja samo na mejl zatražite proveru da li konkretan posao zahteva posebnu formu i da li su strane same postavile dodatne uslove zaključenja. Ovaj pregled ne predstavlja tvrdnju da obična elektronska poruka zamenjuje svaki potpis ili solemnizovanu ispravu. Posebna pravila za konkretan ugovor proveravaju se zasebno.

Uvedite kratku kontrolu pre konačnog odgovora

Odredite ko proverava komercijalne uslove, ko neuobičajene pravne odredbe i ko šalje konačno odobrenje. Za poslove sa standardnim uslovima pripremite jasan obrazac odgovora. Izmene cene, roka, odgovornosti i prestanka saradnje izdvojite na pregled, umesto da ostanu zakopane u prepisci.

Ako spor već postoji, ne dopisujte naknadno navodno usaglašene uslove. Sačuvajte izvorne poruke, priloge i tragove izvršenja, pa napravite hronologiju. Pravni pregled je korisniji kada se vidi ceo tok dogovora, uključujući ono što timu nije išlo u prilog.

Tekst je opšti pregled prava Srbije i predlog interne organizacije rada. Za konkretan odgovor potrebno je pregledati dokumentaciju, ovlašćenja, posebna pravila i merodavno pravo, naročito kada je druga strana iz inostranstva.