Ugovor je spreman, a na kraju dana ga potpisuje direktor. Da li je njegov potpis dovoljan? Za DOO u Srbiji odgovor počinje proverom registrovanog zastupnika i načina zastupanja u APR-u, ali se tu ne završava. Interna odluka društva, zajedničko zastupanje i obavezan supotpis nisu ista stvar. Mešanje tih pravila može stvoriti ozbiljan spor i među članovima društva i sa poslovnim partnerom.
Prvo proverite ko je zastupnik i kako zastupa društvo
Pre nego što druga strana stavi potpis, proverite aktuelne podatke u Registru privrednih subjekata APR-a. Ime vlasnika udela ne dokazuje samo po sebi da je taj član ovlašćen da potpisuje za društvo. Ni funkcija menadžera u prepisci nije dovoljna provera zakonskog zastupanja. Potrebno je identifikovati društvo, uporediti ime potpisnika sa registrovanim zastupnikom i pročitati način zastupanja. Ako potpisuje punomoćnik, proverite osnov, važenje i obim konkretnog punomoćja.
Za društvo sa više direktora posebno je važno pročitati osnivački akt i registrovano stanje. APR u uputstvu o promenama navodi da direktori DOO u slučaju više direktora zastupaju zajednički, osim ako je aktom društva predviđeno drugačije; samostalno zastupanje treba izričito predvideti. Ne izvodite zato zaključak iz toga što je jedan direktor vodio pregovore. Zašto je oblik upravljanja bitan već pri osnivanju, objašnjeno je u vodiču o osnivačkom aktu DOO.
Zajedničko zastupanje nije obična interna kontrola
Ako su dva zastupnika ovlašćena da zastupaju društvo zajedno, pitanje nije samo ko je video nacrt. Potrebno je obezbediti potpisivanje u skladu sa pravilom zajedničkog zastupanja. Drugačije je ako je zastupnik samostalan, a društvo mu je interno naložilo da pre većih poslova pribavi saglasnost skupštine. Postojanje interne kontrole ne znači automatski da je poslovni partner dužan da traži tu odluku u svakoj transakciji.
Kada supotpis ima dejstvo prema poslovnom partneru
Član 33 Zakona o privrednim društvima razlikuje ograničenja ovlašćenja unutar društva i ona koja se mogu isticati prema trećim licima. Zastupnik je dužan da poštuje ograničenja iz akata društva ili odluka nadležnih organa. Međutim, ograničenja se po pravilu ne mogu isticati prema trećim licima. Izuzetak su zajedničko zastupanje i obavezan supotpis, kada su registrovani u skladu sa zakonom o registraciji. To je razlog da se pre potpisa proveri aktuelan registrovani način zastupanja, a ne samo stari ugovor ili vizitkarta.
Supotpis znači da je za radnju za koju je predviđen potreban još jedan potpis, ali supotpisnik ne mora sam biti registrovani zastupnik. Prema APR-ovim odgovorima o registraciji supotpisa, njegov sadržaj se uređuje odlukom nadležnog organa društva. Ako iz izvoda, odluke ili formulacije ograničenja nije jasno na koje se poslove odnosi, nije pametno potpisivati na osnovu pretpostavke. Proverite originalne akte, registraciju i tačan posao na koji se ograničenje primenjuje.
Primer: ugovor iznad internog praga
Skupština DOO odluči da direktor pre ugovora iznad internog praga pribavi njenu saglasnost. Ta odluka usmerava direktora unutar društva, ali nije isto što i registrovani obavezan supotpis. Direktor koji preskoči internu proceduru može otvoriti pitanje odgovornosti prema društvu, dok se pitanje odnosa sa trećim licem posebno ocenjuje po zakonu i okolnostima konkretnog slučaja. Obrnuto, kada je registrovano zajedničko zastupanje ili supotpis relevantan za ugovor, ne treba ga zamenjivati običnim imejlom u kome drugi član kaže da se slaže.
Šta pripremiti pre potpisivanja važnog ugovora
Za veće poslove korisno je na jednom mestu sačuvati proveru potpisnog lanca:
- Aktuelan APR izvod i identitet obe ugovorne strane, uz proveru statusa zastupnika.
- Važeći osnivački akt, odluke o imenovanju i interni akt o pragovima i odobrenjima, ako postoje.
- Dokaz o potrebnoj saglasnosti nadležnog organa i tekst ugovora na koji se saglasnost odnosi.
- Punomoćje, ako potpisuje drugo lice, sa proverom obima i trajanja ovlašćenja.
- Konačnu verziju ugovora i trag o tome ko je odobrio izmene pre potpisivanja.
Spisak nije univerzalan obrazac zakonski obavezan za svaki ugovor. Njegova vrednost je u tome što pokazuje da li se pravilo iz registra, interna odluka i konkretan potpis međusobno slažu. Kod jednostavne nabavke i kod dugoročnog ugovora sa obezbeđenjem naplate dubina provere neće biti ista. Ako društvo tek uređuje raspodelu odgovornosti, pogledajte i korake za osnivanje DOO; izbor pravne forme i prava članova sagledan je u zasebnom tekstu o oblicima poslovanja.
Kad je pravni pregled važniji od brzine potpisa
Nejasno određen supotpisnik, promena direktora pred zaključenje ugovora, vredan posao ili punomoćje koje ne pominje predmet ugovora dobri su razlozi da se zastane. I mala firma može imati više nivoa odlučivanja. Ugovor treba proveriti zajedno sa aktima društva, umesto naknadno pokušavati da se rekonstruiše ko je šta odobrio.
Advokatska kancelarija Nevenke B. Ivošević može da pregleda način zastupanja, pripremi potrebne odluke i uskladi nacrt ugovora sa konkretnim ovlašćenjima. Za pravni pregled pošaljite aktuelan APR izvod, relevantne akte društva i verziju ugovora koja ide na potpis. Ovaj tekst je opšte objašnjenje prava Srbije, ne ocena valjanosti pojedinačnog potpisa.
